A modul segítségével átláthatóan, naprakészen tárolhatja iratait saját rendszerében, a program társa lehet a dokumentumok archiválásában, kezelésében. Az iratok közvetlenül fájlból, scanner vagy webkamera használatával is beolvashatók. Minden egyes dokumentum belső és külső iktatószámmal ellátható, változásuk nyomon követését a verziózási lehetőség és a lapkezelés biztosítja. Évekre visszamenőleg sem okoz problémát pillanatok alatt megtalálni a szükséges iratokat.

• Korlátlan számú dokumentum és bármilyen fájlt típus kezelhető a programban
• Korlátlan szempont szerint kategorizálható, dossziézható ügyiratok
• Korlátlan számban kezelhető munkatársak, akik felelősként köthetőek a dokumentumokhoz
• Hálózatos működés korlátlan egyidejű felhasználóval
• Verziózás, lapkezelés, időbélyeg, belső és külső iktatószám az iratok és változataik nyomon követéséhez
• Törzselem és bizonylat kapcsolatok kezelése
• Különböző formátumba exportálható dokumentumlisták, egyedi jelentések

Ha csökkenteni, illetve minimalizálni szeretné kintlevőségeit, érdemes lehet a proforma számlát használnia, mert ennek köszönhetően csak akkor kell szolgáltatnia, ha az ügyfél már fizetett. A pro forma (más néven proforma, vagy díjbekérő) egy olyan bizonylat, melyet a megrendelést követően az eladó küld a vevő részére, ami alapján a vevő kifizetheti az általa rendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét. Fontos viszont, hogy annak ellenére, hogy külalakban és tartalomban is nagyon hasonlít a számlához, valójában nem számla, azt nem helyettesíti.

Függetlenül attól, hogy szállítói vagy költségszámlákról van szó, a programban rögzítheti és nyilvántarthatja bejövő számláit, valamint utólag is listázhatja őket.

Rögzítheti és nyilvántarthatja kézi számláit is a programban, ez a bevallások, kimutatások készítése során is hasznos lehet azon túl, hogy a program által kiállított számláival együtt kezelheti őket.

Ha az ügyfél termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás teljesítését megelőzően az  ellenértékbe beszámítható pénzösszeget fizet, akkor előlegszámlát kell neki adni az átadott pénzösszeg feltüntetésével. Ezt egyszerűen elkészítheti a szoftver segítségével. Az előlegszámla készítésekor kiválaszthatja a szállító profilját és a vevő adatait. Elegendő csak a vevőt kiválasztani, a vevő többi adatát a program automatikusan beemeli. Megadhatja a teljesítés dátumát és a fizetés módját, és testre szabhatja a bizonylatot.

Elkészítheti és nyilvántarthatja kimenő számláit és követheti, hogy kiegyenlítették-e azokat attól függetlenül, hogy teljesen vagy részben fizették ki.

Ha valamilyen okból téves mennyiség vagy egységár szerepel egy kiállított számlán, a korrekciót helyesbítő számlával végezheti el.

Kiállíthat jótállási jegyet a kiállított számla alapján. Ha a termék adataiban meg lett adva a garanciális napok száma, a program automatikusan kiszámolja a garanciális időszakot. Testreszabhatja a dokumentumot, így változtathat az elrendezésen és ráteheti cége logóját.

Az Intrastat sablonok és a termékekhez tartozó KN kódok használatával készült értékesítések és beszerzések listáját is lekérdezheti és exportálhatja .csv vagy .xls fájlba. Erre azoknak a cégeknek van szüksége, akik EU-tagállamból terméket hoznak be, vagy oda terméket visznek ki és ezek meghaladják az úgynevezett adatszolgáltatási küszöbértéket (melyet a KSH tesz közzé évente). A beolvasást követően a súlyadatokat manuálisan szükséges pótolni.

Számláin feltüntetheti a környezetvédelmi termékdíjra vonatkozó információkat és számításokat egyaránt, hozzájuk kapcsolva az anyagazonosítót, ügyletkódot, származáskódot, termékdíj típust, előre elmentett, illetve tetszőleges szöveget. Ezenkívül a díjtételeket, kedvezményeket és a termékdíjösszesítőt is feltüntetheti a bizonylatokon.

Egyszerre több számlát is kinyomtathat könnyedén, a megszokott többszörös kijelölés segítségével.

Az elszámolási időszakos ügyleteknél a számla teljesítési időpontja elválhat az elszámolási időszaktól. Ennek rögzítésére van lehetőség a programban, így a bevétel/költség könyvelési időpontja elválhat az áfa könyvelésének időpontjától.

Az elektronikus számlázással rengeteg időt és pénzt takaríthat meg, ráadásul kímélheti a környezetet is. Leginkább a nagy mennyiségű, rendszeres számlázás esetében hasznos, de a legkisebb cégeknek is érdemes erre a formára váltania, mert a számlák azonnal megérkeznek a partnerekhez – legyenek azok akár külföldön -, valamint a keletkező adatokat egyszerűen kezelheti a Kulcs-Soft könyvelőprogramjában, illetve a nyilvántartásokban is.

Az elektronikus adatcsere (EDI rendszer) iparági szabványok együttesét takaró fogalom, mely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok elektronikus cseréjét és a vállalatok közötti, folyamatorientált együttműködést. A számítógépek automatikusan küldenek adatokat egymás között és automatizált azok feldolgozása is. Előnye, hogy felváltja a papír alapú dokumentumkezelést, valamint, hogy a dokumentumok kezelése szabványoknak megfelelően történik. Jelentősen csökkenhet általa az üzleti kapcsolattartásra fordított költség.

Készletkezelés

Programunkban igényei szerint megtalálhat mindent, ami a készletkezeléshez szükséges. Nincsenek pontatlanságok, kezeletlen változások, nem foglalhat be véletlenül raktáron már nem lévő árut – hogy csak néhány fontos tulajdonságot említsünk. Mindent tudhat termékek mozgásairól és bármikor lekérdezheti az aktuális készletinformációkat.

A szállítólevél egy olyan bizonylat, amely a termékek eladó és vevő közötti helyváltoztatását, illetve a megrendelés teljesítését igazolja. A szállító ezt akkor állítja ki, ha termékeit egy másik helyre szállítja. A programban az ügyfél és a termék megjelölésén túl a teljesítés dátumát, valamint a raktárat is megadhatja és részleg-, munkaszámot vagy projektet is kapcsolhat hozzá. A bizonylatot személyre szabhatja, tehát saját sablont is kialakíthat.

A leltárkészítés során előállíthat leltáríveket is egy-egy raktárra vonatkozóan vagy összevontan, adott fordulónapra, akár visszamenőlegesen is. Itt beállíthatja, milyen információkat szeretne szerepeltetni a dokumentumon.

Gyártási és szétszerelési folyamatokat, illetve azokkal kapcsolatos készletmozgásokat is dokumentálhat és kezelhet a bizonylatok kiállításával.

A programban és egyes bizonylatokon megjelenítheti a termékekhez kapcsolódóan azok nettó és bruttó súlyát, és természetesen ezeknek az összesítőjét is.

A programban lehetőség van a gyáriszámok megadására, ennek segítségével az egyes termékek cégünket érintő életútja végigkövethető. 

A készletértékszámítás segítségével pontosan felmérheti, hogy a raktáron levő készletet mennyiért vette, mennyit ér a beszerzési ár alapján és várhatóan mennyi lesz a nyeresége, ha sikerül értékesíteni – a beszerzések sorrendjében. A készletértéket mindig frissíti a program, ha változás történik a készletben.

A mérlegelt átlagár készletértékszámítási módszerben a számítás során a mérlegelt ár figyelembe veszi a kiadásokat és a bevételeket is. A készletértéket mindig frissíti a program, ha változás történik a készletben.

Az elszámolóáras készletértékszámítás nem veszi figyelembe a kiadásokat és a bevételeket. Nem a termékhez tartozó beszerzési árral, hanem a beállított elszámoló árral számol.

A vonalkódkezeléssel sokkal gyorsabb munkavégzésre van lehetősége: az új termékek rendszerbe való felvitelében, azok kiadásában és azonosításában egyaránt segítséget nyújt. A vonalkód alapján történő termékfelismeréssel Önnek és munkatársainak csak a bevételezendő, vagy kiadandó mennyiséget kell a termékhez fel/beírnia, így ezzel negyedére csökkentheti az adminisztrációs terheket. Az ügyfelei beazonosítására is használhat vonalkódokat, így minden további nélkül bővítheti eladásösztönző tevékenységét hűségkártya-rendszerrel.

Pár másodperc alatt elkészíthet több (akár több száz) terméket tartalmazó bizonylatokat és leltáríveket is. A raktárban leolvassa a termékek vonalkódját, darabszámát, esetleg további egyedi azonosítóit, és az eszköz szoftverhez csatlakoztatásával megkapja a teljes terméklistát.

A beérkező árukról kapott, bejövő szállítóleveleket készíthet, abból termék etiketteket is nyomtathat, valamint pár kattintással kiállíthatja a hozzájuk tartozó bejövő számlákat is.

Mindig pontosan nyilvántarthatja szabad, foglalt, beérkező és megrendelt készleteinek státuszát és azok mennyiségét.

A receptúrás, több elemből álló termékeket is tudja kezelni a programban. Ha receptúrás termék értékesítése történik, akkor ezen termék összetevőinek készlete változik meg. Az összetételt a bizonylatokon is megjelenítheti.

Valamennyi, az ügyfeleivel kapcsolatos adatot felviheti a rendszerbe, melyeket kimutatások, valamint bizonylatok előállítása során is felhasználhat.

Minden, az ügyfelekhez, illetve beszállítókhoz kapcsolódó adatot rögzíthet a rendszerben és azokat bizonylatok, kimutatások és dokumentumok elkészítéséhez könnyedén felhasználhatja.

Korlátlan számban kialakíthat a saját működését leginkább lefedő projekteket, melyekhez igény szerint hozzákapcsolhat ügyfeleket, részleg- és munkaszámokat, valamint bizonylatokat. Az egyes projektekhez kapcsolódó adatokat így bármikor lekérdezheti és áttekintést kaphat azok aktuális állásáról.

Az egyes ügyfelekhez hozzárendelheti a kapcsolódó szerződéseket és más dokumentációkat, így nem kell hosszasan keresgélnie, ha a megállapodások részleteit szeretné megnézni.

Az etikett méretének és tartalmának beállítása után ügyfél- és terméketiketteket nyomtathat a rendszerből.

Lehetőség van közvetlenül a borítékokra való nyomtatás beállítására is, ha nem etiketteket használ a levelezésben. A nyomtatást az ügyfél- és a számlalistából is elindíthatja.

Nagyban megkönnyíti csapata munkáját, hogy közösen kezelhető naptárban rögzíthetnek eseményeket emlékeztetőkkel, megjegyzésekkel, így láthatják, hogy egy projekt hol tart és milyen következő lépések várhatók az elkövetkező időszakban.

Kiállíthatja és nyilvántarthatja árajánlatait, melyeken automatikusan megjelennek a szállítói és vevői adatok, ha azokat előzetesen már rögzítette. Már meglévő árajánlatokat is felhasználhat újra - más vevői adatok feltüntetésével -, ami által nagyon sok időt megtakaríthat. Megadhatja az ajánlat érvényességének dátumát, valamint részlegszámot, munkaszámot, illetve projektet is hozzárendelhet. Lehetősége van a bizonylat testreszabására, így biztosan az Önök által használt dokumentumokhoz illeszkedik az ajánlat is.

Ha az ügyfél elfogadta az árajánlatot, rögzíthetjük megrendelését a rendszerben. Pár kattintással elkészítheti a szállítólevelet, illetve a számlát. Megadhatjuk a szállítói és vevői adatokat, valamint részlegszámot, munkaszámot, projektnevet is csatolhatunk hozzá.

A beszállítói felé elküldött, vagy elküldhető megrendeléseket is rögzítheti a rendszerben, és nyilvántarthatja, hogy rendeléseit részben vagy egészben teljesítették-e az adott beszállítók.

A programban összevonva találhatja meg az árlisták és az árszorzók kezelését. A különbséget a kétfajta árképzési mód között alapvetően az adja, hogy százalékos kedvezményt használunk, vagy adott árral számolunk. A program az egyes ügyfelekhez beállított árszabálynak megfelelően jeleníti meg az árakat.

Megadhatja a kedvezményes időszakokat minden tételre vagy csak kiválasztott termékekre és szolgáltatásokra, így indíthat értékesítési kampányokat és a beállításokat azonnal érvényesítheti minden telephelyén.

Bizonylatrögzítéskor meghatározhatunk tételekre vonatkozó kedvezményeket,  és ez a kedvezményadás akár csoportosan, több tételre vonatkozóan is elvégezhető.

A saját ügyviteli folyamataihoz igazíthatja a kiegyenlítések kezelését, amit többféle módszerrel végezhet el. Legyen szó kimenő vagy bejövő számlákról, a kintlevőséges, illetve a részlegesen kiegyenlített számlákat kérdezheti le itt alapesetben, de kibővítheti más státuszú dokumentumokkal is a listát. Lehetősége van az átutalásos számlák utólagos kiegyenlítésére, illetve részkiegyenlítésére is.

A kintlevőségek kezelésében nyújt fontos segítséget a fizetési felszólítások funkciója, ahol még a törvény által előírt késedelmi kamatok kiszámítására és feltüntetésére is lehetőség van. Listázhatja a ki nem egyenlített, lejárt számlákat és ebből választhatja ki, hogy mely esetekben szeretne fizetési felszólítást küldeni. Igény szerint különböző sablonokat alakíthat ki.

Egészen részletes listát készíthetünk vevőinkről, amelyben nem csupán az alapadatok, hanem a számlákra vonatkozó valamennyi információ lekérdezhető. Ilyen például a pénznem vagy a fizetési mód is, de forgalom alapján is listázhatjuk vevőinket.

A vevői rendeléseket összevonva is lekérdezhetjük az aktuális helyzetre vagy kiválasztott időszakokra vonatkozóan.

Készíthet listát az egyes termékek eladásáról is, így láthatja az eladott mennyiséget, a nettó és bruttó értéket, az ÁFA összegét és az árrést is.

Minden pillanatban a legfrissebb árak szerepelnek a rendszerben és bármikor lekérdezheti az aktuális és a korábbi árlistákat is, ami a kimutatások és az árajánlatok elkészítése során jelentősen megkönnyíti a munkát és minimalizálja a hibalehetőségeket.

Listákat készíthet a számlákról, áfa-kulcsaik szerint csoportosítva azokat.

A korosított kintlévőségi listának köszönhetően áttekintheti, hogy milyen várható bevételei, milyen költségei lesznek a jövőben a tartozások és kintlevőségek lekérdezésével. Képet kaphatunk a lejárt kintlévőségeinkről, illetve tartozásainkról is.

Értékesítés és beszerzés szempontjából is lekérdezhet Intrastat adatokat részletes vagy egyszerűsített adatszolgáltatás szerint.

Ha online pénztárgép helyett kizárólag számlák kibocsátásával teljesíti a nyugtakiadási kötelezettséget, hetente, illetve havonta kell jelentenie a készpénzes számlák forgalmát. A programban egyszerűen készíthet .xml formátumú exportot.

Összesítheti a bejövő számlák alapján a szállítói forgalmat, ezáltal többek között felmérheti, hogy mely szállító milyen volumenben értékesít terméket vagy szolgáltatást a cége számára.

Lekérdezheti a szállítói számlákat azok áfa-kulcsai szerint.

Kifejezetten a szállítói kintlevőségekről és tartozásokról is indíthat lekérdezéseket.

A vásárlásokat tekintheti át tételesen, termékekre bontva. A kimutatásban látható a termék valamennyi alapadata, így a nettó és bruttó ár, illetve az érvényesített ÁFA-kulcs.

A listaának köszönhetően azonnal áttekintheti a kimenő és szállítói számlákból legyűjtött adatok alapján a lekérdezett időszakra vonatkozó fizetendő és levonható ÁFA összegét és egyenlegét.

Minden bizonylatot, akár bizonylattípusra szűrve is tételesen megjeleníthet ebben a listában.

A készlet megfelelő szinten tartása válik lehetővé a termékekhez rendelhető minimális mennyiségek megadásával. Ezzel a lekérdezéssel ellenőrizhető, hogy mely termékekből van túl kevés a készleten. A funkció segítségével pedig időben tud gondoskodni ezek beszerzéséről.

A készletmozgásokat érintő bizonylatokat találja ebbe a listába rendezve. Szűrhet számlára, szállítólevélre, raktárbizonylatra (raktári bevét, kiadás, raktárközi átadás) és gyártás-szétszerelés bizonylatra egyaránt.

Az adott napra vonatkozóan rákereshet a termékek össz, vagy akár raktáronkénti készletének listájára.

A termékkarton listában a vizsgált időszakban a termékkel kapcsolatos készletmozgató bizonylatok információit jelenítheti meg.

Kiválasztott időszakra, napokra lebontva lekérdezheti az egyes termékekre vonatkozó készletinformációkat.

A készletérték pontos kiszámításának lehetősége nagyon fontos üzleti előnyt teremt meg. Segítségével mindig láthatja, mennyit ér a raktáron lévő készlet és milyen bevételekre számíthat, ha sikerül értékesíteni. A programban többféle készletérték-számítási módszert használhat, így például a FIFO, elszámoló ár, illetve a mérlegelt átlagár módszere is elérhető.

Lehetősége van a készletmozgató bizonylatokon szereplő termékek összesítő listájának lekérdezésére, ahol a tételek eladási és beszerzési ára mellett az ELÁBÉ és Árrés információk is megtekinthetők. 

A programban termékenkénti készletgazdálkodás listát is előállíthat, mely egy kombinált táblázatot jelenít meg. Ebben a készletei változását követheti nyomon. Tartalmaz minden, a készlettel kapcsolatos termékmozgást.

A terméktörzsben szereplő gyáriszámos, LOT / Sarzs számos, szavatossági idővel, szín, vagy méret osztály besorolással ellátott termékek készlet információit is lekérdezheti.

Összesítheti szállítói rendeléseit is termékek alapján, ezáltal áttekinthetővé válik, milyen megrendelések aktuálisak. Kiválasztott időszakokra is indíthat lekérdezéseket.

Külön a környezetvédelmi termékdíjra vonatkozó információkat is lekérdezhetjük beállítástól függően kimenő, illetve bejövő számlákra egyaránt, de egy adott Áfa kulcsra, bizonylatfajtára, dátumra, termékdíj típusra, KT kódra, illetve ügyfélre is szűrhet.

Lehetősége van a számla adatokat exportálni a Kulcs-Könyvelésbe, ami által jelentősen felgyorsíthatja a munkát és minimalizálhatja a hibalehetőségeket.

Az eseménynaplózási funkció segítségével pontosan nyomonkövetheti a programban végzett tevékenységeket felhasználónként.

Előre beállított rendszerességgel automatikusan elvégezhető az adatbázisok mentése, így nem vész el az elvégzett munka eredménye.

Beállíthatja, hogy mely adatokhoz és modulokhoz mely munkavállalók férhetnek hozzá és milyen műveleteket végezhetnek el. Kialakíthat felhasználói csoportokat, hozzáférési szinteket és jogosultságokat.

A valutákat kezelő programverzióinkban automatikusan letöltheti az aktuális napi MNB árfolyamot.

A fordított adózású bizonylatokat minden további nélkül rögzítheti és nyilvántarthatja a programban.

A rögzítendő bizonylatokhoz részleg-, illetve munkaszámokat is megadhat.

A különböző sablonok testreszabásának egyik fontos eleme a saját céges logó beszúrása, ami által még professzionálisabb lehet a kiállított bizonylatok megjelenése.

Törvényi korlátozásokat figyelembe véve készíthet saját, cégre szabott sablonokat, melyek a preferált logika szerint és sorrendben tüntetik fel a bizonylatokon szereplő adatokat.

A programban idegen nyelvű, illetve akár kétnyelvű bizonylatsablonokat is elkészíthet, és újabb idegen nyelveket is hozzáadhat.

Az egyes bizonylatok tartalmát az igényeinek megfelelő módon kérdezheti le, kimutatásokat, jelentéseket készíthet grafikonokkal, melyek segíthetnek az értékesítés aktuális állapotának felmérésében. A különböző jelentések beállításait elmentheti, így bármikor újra generálhatja azokat a frissített adatokkal. 

A program a bizonylatokon megjeleníti a beszerzési árat és az árrést az egyes termékekre, illetve a termékek összességére vonatkozóan is.

Több számítógépen, több felhasználó akár egyidőben is dolgozhat a rendszerben.

Bármilyen valutát kezelhet a programban.

Nagyban megkönnyíti a kezdeti munkát, hogy az egyes adatbázisokat excel táblázatból is fel lehet tölteni, ezáltal a kézi adatfelvitel mennyisége minimalizálható.

Több, külön sorszámozással készített bizonylattömböt is kezelhet a programban, akár többféle valutában.

A programban több szállítói profilt is létrehozhat. Ez abban az esetben lehet szükséges, hogy ha a cég több bankszámlaszámmal rendelkezik, illetve ha azt szeretné, hogy bizonyos bizonylatokon más szállítói adatok szerepeljenek.